Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Sales Vision Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR)

mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 25.5.2018, viimeisin muutos 4.6.2018.

 

  1. Rekisterinpitäjä

Sales Vision Oy, 2279288-9, Tourulantie 6 A 36, 40100 Jyväskylä, +358 407 027 316

 

  1. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Timo Saarinen

 

  1. Asiakasrekisteri

Asiakastietoja käsitellään laskututukseen liittyvissä asioissa Procountor laskutusjärjestelmällä. Tilausten käsittelyyn ja toimituksiin liittyvissä asioissa asiakastietoja on tallennettuna yrityksen Google Drive palveluun.

 

  1. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

  • asiakkaan suostumus
  • asiakassuhde (laskutus, tiedottaminen)
  • sopimus, jossa asiakas on osapuolena (=kuvaus- ja kuvan käyttöoikeussopimus tai muu sovittu asia)
  • viranomaishakemukseen materiaalin tai tietojen toimittaminen
  • asiakastöiden esittely ja referenssipalautteet mediassa (esim. verkkosivut ja sosiaalisen median kanavat).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on em. tietojen ohella yhteydenpito asiakkaisiin, markkinointi sekä oman osaamisen esittely asiakastöiden avulla (asiakkaan luvalla). Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

 

  1. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Asiakkuudesta riippuen em. tietoja säilytetään tarvittava aika. Asiakas voi pyytää tietojensa tuhoamista. Viranomaishakemusta varten lähetettävät henkilötiedot tuhotaan 5 vuorokauden kuluessa, jollei tietoja tarvita laskutukseen.

Elleivät osapuolet ole toisin sopineet, henkilötietoja käsitellään niin pitkään kuin palveluita toimitetaan toimeksiantosopimuksen mukaisesti tai lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä.

 

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, chat-kanavista, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

 

  1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta muille tahoille muulloin kuin asiakkaalle tarjotun palvelun toteuttamisen sitä vaatiessa. Tietoja voidaan luovuttaa ja julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Kerättyjä henkilötietoja voidaan luovuttaa myös sovellettavan lainsäädännön sallimassa ja vaatimassa määrin, esimerkiksi valtion viranomaisille. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, jos asiakassuhde tai palveluiden toteuttaminen sitä vaatii.

 

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa työtilassa, jossa lukittava arkistointikaappi.

 

  1. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

  1. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).